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Des pros au service des AF et des ASA

Pour illustrer l’accompagnement assuré par AS Entreprises auprès des associations foncières et des associations syndicales autorisées, Patricia Lanu, coordinatrice du service AF - ASA, utilise volontiers le terme "simplifier et accompagner".

Patricia Lanu : "les comptables du service AF-ASA se
distinguent par leur mobilité et leur disponibilité sur tout le
territoire marnais (et même au-delà) pour faciliter la vie des
présidents".

Six personnes composent l’équipe comptable en charge des associations foncières et des associations syndicales autorisées chez AS Entreprises et reçoivent les présidents à leur bureau, au téléphone et évidement au siège de l’association partout dans le département.

Patricia Lanu, coordinatrice du service AF - ASA chez AS Entreprises, explique que la mission de l’équipe peut se résumer en un mot : "simplifier".

"Au quotidien, notre tâche est de faciliter la vie des présidents que nous suivons en assurant la tenue de la comptabilité, le suivi de la trésorerie, la gestion administrative avec le recueil des travaux, la tenue de réunions de bureau et des assemblées de propriétaires. Chaque année, nous organisons avec les présidents le vote des comptes administratifs, la présentation du bilan de l’année, l’affectation des résultats de l’association et la préparation budget de l’année à venir".

Les conseillères AF - ASA assurent également la tenue et la mise à jour du fichier "propriétaires". Cet outil est indispensable pour garder à jour les statuts de l’association. Il permet aussi d’émettre et suivre le bon recouvrement des redevances à l’hectare.

Dans le cadre de travaux importants nécessitant des emprunts, nous accompagnons les associations dans le financement de projets auprès des banques ou auprès de divers organismes (AESN - CIVC) dans le cas de demandes de subvention pour les ASA. Tous les deux ans, la réglementation impose la tenue d’une assemblée de propriétaires.

"Nous nous chargeons des convocations, de l’émargement de l’organisation du vote et nous accompagnons le président dans l’animation de son assemblée générale (uniquement pour les AF). Nous y présentons les comptes des 2 dernières années (pour les AF et les ASA). C’est aussi l’occasion pour nous d’échanger, et bien évidement d’apporter notre rôle de conseil. À ce propos, au-delà de notre expérience, l’une de nos forces est de pouvoir se réassurer auprès de notre réseau d’experts juridiques et fonciers."

"Enfin, nous assurons une continuité du service grâce à notre fonctionnement en équipe" précise Patricia Lanu, avant d’ajouter : "nous attendons avec beaucoup d’impatience la mise en place en totalité de la dématérialisation des échanges avec les trésoreries générales. Nous avons investi pour cela et nous sommes prêts à accompagner nos présidents en leur apportant avec ces évolutions encore plus de confort au quotidien".

Dématérialisation complète des échanges pour les ASA suivies par AS Entreprises

L’année 2016 a été marquée par la mise en place de la dématérialisation des pièces comptables pour toutes les AF et ASA gérées par AS Entreprises. Cela apporte beaucoup de simplification pour le quotidien des présidents.

"Jusque-là, explique Patricia Lanu, on leur envoyait les pièces comptables en papier (mandats et titres) pour la signature de ces bordereaux puis le président devait rapidement les redéposer à la trésorerie de son association pour validation. Désormais, il n’y a plus de navettes de documents papiers et de déplacements à la trésorerie par les présidents. Grâce à la signature électronique, tout se fait par flux électronique directement entre nos conseillères et la trésorerie publique après accord du président".

La coordinatrice du service ajoute enfin que "l’année 2017, sera importante aussi, car à compter du 1er janvier 2017, nous aurons l’obligation de dématérialiser la transmission des actes soumis au contrôle de la légalité (visa de la Préfecture). En effet, l’État s’est engagé dans un projet dénommé ACTES. C’est pourquoi, chez AS Entreprises, nous nous sommes déjà organisés pour avoir des outils à jour dès maintenant pour suivre cette évolution le plus sereinement possible".

"En clair, les prestations du service AF - ASA d’AS Entreprises comme les échanges de données et les écrits tels que les comptes administratifs, budgets et délibérations, entre autres documents, seront entièrement dématérialisés à compter du 1er janvier prochain"  termine Patricia Lanu.

David Hincelin
dhincelin@fdsea51.fr

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